fbpx

5 sytuacji, w których warto spisać procedurę

 In Biznes, z życia programisty

Wszyscy akceptują procedury w dużych korporacjach i uważają je za coś normalnego i powszechnego, ale czy procedury w małej firmie lub małym zespole mają rację bytu? Czy jest to wytwór złych korporacji i próby kontroli nad umysłami pracowników? Do czego to służy i kiedy warto się nad tym zastanowić?

Co to jest i do czego służy procedura?

Teoretycznie wszyscy intuicyjnie rozumieją, o co chodzi w tworzeniu procedur. Niezależnie od dziedziny i sposobu sformalizowania procedura to lista czynności lub rzeczy do zrobienia, przemyślenia czy zapisania, aby osiągnąć jakiś cel, do którego procedura prowadzi. Na chciałbyś jednak, abyś po lekturze tego wpisu traktował procedury jako czegoś bardzo formalnego i wymagającego zespołu prawników, podpisu prezesa i kilkugodzinnych spotkań w celu uzgodnienia odpowiedniej długość zdań i trudności użytych słów. Chciałbym, aby po przeczytaniu tego wpisu procedury nie były już dla Ciebie takie straszne.

Wydawać by się mogło, że w kilkuosobowej firmie, gdzie wszyscy wiedzą, co robić, a także pracują ze sobą już kilka lat, nie potrzeba procedur. Problem pojawia się wtedy, gdy do zespołu dołącza nowa osoba. Dla niej to wszystko, co robi się w firmie na co dzień, nie jest już takie oczywiste, prawda?

W zasadzie nie ma problemu. Wszystko mu opowiemy i będzie dobrze.

Oczywiście, teoretycznie to nie jest problem, ale po pierwsze, zastanów się, ile czasu zajmie Wam wyjaśnianie wszystkiego. Dodatkowo weźmy pod uwagę też to, że w trakcie przekazywania wiedzy zwykle okazuje się, że nie wszystko pamiętamy i, dajmy na to, w ostatnim miesiącu coś się zmieniło i nasza wiedza nie jest już nieaktualna. Inna trudność, z którą być może będziesz musiał się z mierzyć, to sytuacja, gdy nasz zespół nie jest jednogłośny odnośnie ustalanych już spraw (ja to pamiętam tak, a Szymon mówi, że było inaczej).

Czasami jest też inaczej – doskonale wiemy, jak coś wykonać (jak to robimy sami), natomiast ciężko jest nam przekazać te informacje innym.

Po co nam te procedury?

Większość ludzi uważa procedury za coś bardzo formalnego i w zasadzie przeszkadzającego w pracy. Decyduje o tym przede wszystkim konieczność ich przestrzegania; bo, wiadomo, jak już jest procedura, to nie mogę tego zrobić inaczej.

Takie podejście mocno demonizuje dokumenty, które w zasadzie są bardzo pomocne. Wyobraźmy sobie, że mamy do wygenerowania 4-stronicowy raport, do którego musimy wstrzyknąć informacje z 4 różnych raportów, od 3 zespołów, 2 kierowników i prezesa. Raport musi być idealny, a jeżeli o czymś zapomnimy, to nasza wypłata może się równać zero.

W takiej sytuacji procedura powinna zawierać informację o tym, jakie raporty musimy przygotować wcześniej, jakie dane każdy z zespołów ma nam dostarczyć itp. Każda osoba, której procedura dotyczy, wie, jakie jest jej zadanie, a Ty jako osoba, która to wszystko łączy, o niczym nie zapomnisz.

Przykładowe procedury

Nasze procedury, niezależnie od tego, czy istnieją jako oddzielny dokument czy nie, na pewno istnieją. Mogą być niesformalizowane i przekazywane ustnie, ale każdy zespół ma jakieś wewnętrzne ustalenia i sposób pracy. Warto jednak je spisać, bo dzięki temu nie ma żadnych wątpliwości, o co chodzi oraz nasza pamięć (bardziej lub mniej wytrenowana) nie ma wpływu na nasze postępowanie.

Przykładowe procedury, które spisaliśmy w naszej firmie to:

  • Kontakt z nowym klientem,
  • W jaki sposób ma przebiegać code review,
  • Sposoby wprowadzenia nowych funkcjonalności do projektu,
  • Wdrożenia nowej wersji na produkcję,
  • Jakie warunki musi spełniać ten wpis i co zrobić jak już go napiszę :).

Kiedy warto spisać procedurę?

Teraz chciałbym przedstawić Ci kilka sytuacji, w których warto się zastanowić nad spisaniem procedury.

1. To skomplikowana i ważna sprawa

Kiedy coś jest trudne do wytłumaczenia lub kiedy istnieje dużo kroków oraz koszt pomyłki jest duży, to na 99% warto to spisać. Bez sensu, żebyśmy za każdym razem bardzo mocno się skupiali nad tą samą czynnością, bo boimy się, że to zepsujemy. Nawet jeżeli robiliśmy to wielokrotnie, dalej się stresujemy, ponieważ konsekwencje pomyłki są duże.

Następnym razem, gdy będzie okazja, zapisz gdzieś na kartce czy na komputerze po kolei, co robisz w takich sytuacjach. Przyszły Ty, będzie wdzięczny dzisiejszemu Tobie!

2. Nie pamiętam, jak to się robi

Dzień w dzień mamy naprawdę dużo rzeczy na głowie. Musimy pamiętać o naszych prywatnych czy rodzinnym sprawach, już nie mówiąc o tym, ile nowych zadań pojawia się nam w trakcie dnia pracy. W trakcie właśnie takiego mentalnego przemęczenia trudno jest przypomnieć sobie, jak się pewne rzeczy robi. Wtedy warto mieć już spisaną procedurę i w razie, gdy nie chcemy się wysilać, otwierzyć ją i… praca od razu będzie łatwiejsza.

3. To musi być idealnie (identycznie) zrobione

Może Ci zależy, żeby wszyscy robili daną czynność w ten sam sposób, co Ty? Albo to Ty wykonujesz zadanie i słyszysz “tylko zrób to tak samo jak ja!”. Wtedy posiadanie procedury jest nieocenioną pomocą, bo to ona dyktuje, jaki będzie końcowy wynik i jak go osiągniemy. To daje nam niemalże stuprocentową gwarancję, że zadanie zostanie wykonane zgodnie z wytycznymi. Jeżeli coś się zmieni, to musimy tylko zaktualizować procedurę i poinformować o tym współpracowników.

4. Idę na urlop

Dopóki jesteśmy w pracy, to nie ma najmniejszego problemu, żeby wszystko działało, jak należy. A co w momencie, kiedy idziemy na urlop i nikt z naszych współpracowników nie ogarnia tego tematu?! Najwięcej takich zmartwień mają szefowie, kiedy to oni załatwiali większość spraw, a teraz muszą komuś te sprawy przekazać i wszystko wytłumaczyć.

Z jednej strony, mamy kompetentnych i mądrych współpracowników, którzy na pewno to ogarną. A z drugiej, przecież są tylko ludźmi, więc mogą o czymś zapomnieć zapomnieć. A z trzeciej, to przekazaliśmy im ponad dwadzieścia tematów, które muszą prowadzić podczas naszej nieobecności i może te 2 tygodnie urlopu nie wystarczą, aby wszystko to przetrawili.

Myśląc o pójściu na urlop, warto się zastanowić, czy nie warto spisać czegoś, co jest bardzo ważne dla firmy lub czego przekazanie będzie długo trwało.

5. Nowa osoba w zespole

To kolejna świetna okazja, aby spisać to, co robimy na co dzień. Każdemu nowemu pracownikowi należy poświęcić sporo czasu i po kolei wdrażać go w nowe sprawy firmy czy zespołu. Przez cały ten czas musimy go nadzorować i na bieżąco mówić, jaki będzie następny krok.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której dajemy mu dokumentację, na podstawie której wykonuje swoje zadania. Oczywiście musimy mu pomóc i coś wytłumaczyć, bo może nie wszystko jest tam wystarczająco precyzyjnie wyjaśnione, ale wtedy wystarczy, że poprawiamy naszą procedurę i następna osoba już takich samych pytań nie będzie zadawać.

Podsumowanie

Spisanie procedury może być kosztowne czasowo, ale tylko na krótką metę. Ta inwestycja wróci się nam bardzo szybko. Kiedy dokładnie? Wszystko zależy od wielkości naszego zespołu i czasu, który musimy poświecić musimy na tłumaczenie tego samego wszystkim po kolei. Dolicz do tego też czas, w którym będziesz musiał sobie przypomnieć, jak coś się robiło. W takiej sytuacji spisanie procedur nawet dla nas samych jest dobrą taktyką.

Procedury mogą być nieformalne, formalne, dla 1 osoby czy 100 osób. Mogą opisywać czynności krótkie i długie, proste i trudne. Nie chodzi o to, aby zapisywać wszystko, co robimy, bo wtedy nie będziemy wykonywać żadnej pracy. Zapiszmy procedury do rzeczy przede wszystkim skomplikowanych i trudnych. Na pewno bardzo nam one pomogą, kiedy będziemy rozszerzać nasz biznes i zwiększać liczbę ludzi w zespole.

Dobrze napisana procedura i ludzie, którzy rozumieją jej sens, nigdy nie nam będzie przeszkadzać, a raczej z perspektywy czasu bardzo nas wspomoże.

Recommended Posts